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O Padrão Ofício na Redação Oficial: Aviso, Memorando e Ofício

No Manual de Redação Oficial da Presidência da República, documento que norteia a elaboração de comunicações e documentos nas repartições públicas do Brasil, há uma seção dedicada ao que ele chama de Padrão Ofício destinado à três espécie de expedientes que são o memorando, aviso e ofício.

Apesar do memorando , aviso e ofício possuírem propósitos funcionais distintos , ou seja, possuem “finalidades” diferenciadas que os distinguem eles deverão seguir um padrão para tornar uniforme a diagramação destes. Na página 11 do Manual da Presidência da República há um título dedicado ao tema que diz o seguinte:

três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. 

Podemos afirmar portanto que a diagramação caracteriza-se pelo Padrão Ofício o que torna o memorando, aviso e ofício semelhantes nesse aspecto, mas distintos quanto à finalidade para qual se destinam. Cada um deles devem ser usados por pessoas e órgão de maneira distinta na administração pública. O subtítulo do Manual da Presidência da República que trata do Padrão Ofício  dedica mais uma extensa partes as semelhanças quanto a formatação desses três documentos, abaixo transcrevemos:

3.1. Partes do documento no Padrão Ofício

O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

  • Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

c) assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

  • Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
  • Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a
seguinte estrutura:

    • introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
    • desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
    • conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
  • Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
    • introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
      • “Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” ou;
      • “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
    • desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações);
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).

3.2. Forma de diagramação

Os documentos do Padrão Ofício  devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

  • a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
  • b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
  • c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
  • d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
  • e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
  • f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
  • g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
  • h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
  • i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
  • j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
  • l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
  • m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
  • n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
  • o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
  • tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

    • Ex.: “Of. 123 – relatório produtividade ano 2002”

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